Immobilien Facility Management
von Dipl.-Ing./Dipl.-Wirt.Ing. Robert Wahlen, CFM

Die umfassende Dienstleistung zur Unterstützung und Verbesserung von Unternehmens- und Immobilienprozessen.

Im Zeitalter der Agrarwirtschaft hätten Bauern nicht geglaubt, daß ihr Anteil am Bruttosozialprodukt heute nur noch 2% ausmacht, aber alle werden satt. Konservatives Denken in Deutschland behindert Änderungen der Verhältnisse, obwohl wir in einer „Höher - Schneller - Weiter - Gesellschaft" leben?! In Amerika beträgt der Dienstleistungsanteil bereits 75% am Bruttosozialprodukt, in Deutschland aber erst ca. 25%. Wir müssen begreifen, daß in Deutschland im 60%-Anteil des Bruttosozialproduktes der Industrieproduktion erhebliche Reserven an Einsparungspotentialen in den produktionsnahen Dienstleistungen, die in Unternehmen erbracht werden, verborgen sind. In den meisten Unternehmen haben Dienstleistungen noch nicht den Stellenwert wie die Wertschöpfung. Unternehmen stellen aber fest, daß ihre Produkte bis zu 35% und mehr durch diese Kosten belastet werden. Sie begreifen, daß Wertschöpfungen nicht mehr nur über Massenströme laufen, sondern über intelligente Wertschöpfungsketten. Weil der darin steckende Dienstleistungsanteil nicht ihr originäres Kerngeschäft ist, suchen sie Unterstützung.

Externe Dienstleistungsanbieter bzw. entsprechend interne Abteilungen müssen begreifen, daß sie solchen potentiellen Nachfragern innovative, produktionsnahe, ökonomisch und ökologisch sinnvolle Dienstleistungen anbieten. Diese können nicht mehr im Sinne des „uno-acto-Prinzips", also auf eine vorne beginnende und kurz darauf endende Ausführungshandlung, beschränkt sein. Dienstleistung muß heute als interdisziplinär verknüpfte Leistungen innerhalb von anpassungsfähigen, fortwährenden Ketten zur Unterstützung des Kerngeschäftes von Unternehmungen verstanden werden. Also nicht alleine auf produzierende Gewerbe beschränkt, sondern auf alle Unternehmungen incl. der Dienstleistungsunternehmen selbst. Die Leistungen können nicht mehr im Sinne von Kost-Centern, sondern müssen durch Profitcenter angeboten und durchgeführt werden, die Leistungs- und Kostentransparenz sowie klare Entscheidungskriterien liefern. Dies kann u.a. intern, extern oder in einer sich daraus ergebenden sinnvollen Kombination geschehen. Hierzu wird in USA und einigen europäischen Ländern seit vielen Jahren Facility Management eingesetzt.

Nachfrager und Anbieter erkennen dieses Schlagwort als ein mögliches und ggf. gemeinsames Ziel. Da für den deutschsprachigen Raum keine einheitliche Definition vorliegt, führt dies bei Nachfragern und Anbietern, ob intern oder extern, zu erkennbaren Schwierigkeiten. Es gibt leider nur sehr wenig deutschsprachige Literatur und erst seit 1994 Fachzeitschriften, die Interessierten die Möglichkeit geben, sich über das Thema zu informieren.

Eine Studie an der Fachhochschule Münster während des Internationalen Facility Management Semesters an der Fakultät Oecotrophologie, bestätigt eindeutig, daß in der derzeitigen Literatur Verständnisprobleme beim Leser auftreten müssen, da jeder etwas anderes unter Facility Management subsumiert und innerhalb der Texte teilweise keine klare Zuordnung der Autoren stattfindet. Weiterhin eher technische Texte vor infrastrukturellen Themen vorherrschen und die kaufmännischen Aspekte eher nachrangig betrachtet werden.

In der englischen Sprache wird innerhalb des gesprochenen Zusammenhangs gesagt, wofür Facility Management angewendet wird, z.B. Sportanlagen = Sports facilities. In Deutschland übersehen wir dies, definieren nicht entsprechend bzw. interpretieren nur oder schreiben sogar vom Nachbarn ab, weil der vielleicht kompetenter auftritt als wir selbst. Unter Facility Management werden daher viele Begrifflichkeiten subsumiert, die das Gegenüber gegebenenfalls nicht darunter versteht.

Die Anwendung von Facility Management muß definiert werden z.B. für Immobilie, Stadtentwicklung, EDV-Netzwerke usw.. Desweiteren müssen wir uns erinnern, daß wir in Deutschland u.a. Wirtschaftslehre und Ingenieurwissenschaften betreiben, aus denen wir Definitionen für das Handeln, speziell für das Land in dem wir leben, ableiten und entwickeln sollten.

Im Sinne der Wirtschaftslehre ist eine Management-Leistung, also auch Facility Management, das Planen, Entscheiden und Controlling über die Erstellung und Verwendung von Leistungen, nicht aber das Erstellen und Verwenden selbst. Letztere sind die aus dem Wirtschaften hervorgehenden Ausführungshandlungen, u.a. die Dienstleistungen.

Unser Kerngeschäft, also nicht nur die Wertschöpfung als solche, betreiben wir in den meisten Fällen in Immobilien, die durch verschiedene Ingenieurdisziplinen geplant und realisiert werden. Die Anlagen und Einrichtungen sollten nicht nur technisch professionell betrieben., sondern als Investitionen auch betriebswirtschaftlich optimal eingesetzt werden. Hierzu gehört neben dem traditionellen kaufmännischen und technischen Liegenschafts-Management auch das Corporate Real Estate (CRE), also das kosten- und bilanzorientierte Immobilien-Management. Insofern ist die Immobilie mit ihren Managementsystemen, unter Integration der notwendigen Dienstleistungsketten, mit in die Betrachtung einzubeziehen.

Im folgenden wird vom Autor aus dem o.g. und aus verschiedenen internationalen Facility Management Definitionen eine Basis für die Einführung und den Nutzen von Facility Management, im Zusammenhang mit „Immobilien", definiert und dargestellt:

„Immobilien Facility Management" ist eine kundenorientierte ganzheitliche Management-Leistung, die sich mit komplexen Entscheidungsgrundlagen zur optimalen Planung, Nutzung und Nutzungsanpassung von Gebäuden, deren Anlagen, Einrichtungen und Dienstleistungen, gestützt durch Informationssysteme befaßt, die die Unternehmensleitung strategisch und jeden wertschöpfenden Arbeitsplatz unterstützt.

Immobilien Facility Management (IFM) ist daher eine Management-Leistung, die alle Immobilienmanagement-Systeme, Nutzungs-, Beratungs-, Planungs-, Beschaffungs-, Durchführungs- und Controllingleistungen für die Flächen-Bewirtschaftung, die Kaufmännische Bewirtschaftung und die Technische Bewirtschaftung in sich vereint und folgende Schnittstellen auflöst:

  • zwischen Eigentümern und Nutzern von Immobilien
  • zwischen Unternehmensleitung, Disposition und wertschöpfendem Arbeitsplatz innerhalb von Unternehmen
Diese Definition kann Grundlage zu Zieldefinitionen und weiteren Entwicklungen, u.a. für Projektentwickler, Bauherren, Betreiber, Dienstleister, Eigentümer und Nutzer von Immobilien, für Industrie, Verwaltung, Handel, Gewerbe, Sozialeinrichtungen und die öffentliche Hand sein.

Grundgedanke bei der Einführung und für den Nutzen von Immobilien Facility Management ist, daß sich Eigentümer und Nutzer von Immobilien auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und innerhalb der Immobilien-Bewirtschaftung und der Wertschöpfungsunterstützung entlastet werden wollen, bei gleichzeitig gestiegener Transparenz der optimierten Leistungen und minimierten Kosten.

Vorgehensweisen können u.a. sein:

  • Die dispositiven und dazugehörigen Management-Leistungen werden durch eigene unterschiedliche Fachabteilungen des Unternehmens erbracht, die die Ausführungshandlungen intern durch vorhandenes Personal aus den verschiedensten Abteilungen erbringen lassen und spezielle Leistungen extern vergeben. Darunter fallen Reinigung, Wäscherei, Catering, Sicherheit (Bewachungs-, Pförtner-, Kontrolldienste) und Instandhaltung. Eigentümer und Nutzer erbringen die Leistungen insofern wie bisher. Das heißt: „Es bleibt so wie es ist". Es stellt sich die Frage, ob wir in Zukunft unsere Unternehmen oder Wirtschaftseinheiten ohne z.B. die Nutzung von Wettbewerbsvorteilen weiter so führen können.
  • Outsourcing im klassischen Sinne. Viele Unternehmen bieten bereits Facility Management an. Bisher stammen die Anbieter auf dem Markt u.a. aus den Bereichen des Center-Management, der Projektentwicklung, der technischen Gebäudeausrüstung, der technischen Bewirtschaftung bzw. dem Gebäudemanagement, der Reinigung und der Sicherheit. Um Facility Management anbieten zu können und die Angebotspalette zu erweitern, werden einzelne Dienstleistungen um das originäre Kerngeschäft herum aufgebaut bzw. hinzu gekauft. Anbieter müssen dabei begreifen, daß erfolgreiches Facility Management nicht nur die Durchführung der Dienstleistung, also die Ausführungshandlung, sondern auch das interdisziplinäre Management beinhalten muß.
  • Im Gegensatz zum Outsourcing haben sich in der letzten Zeit, aus unternehmensinternen Dienstleistern, marktfähige Facility Management Profitcenter bzw. rechtlich eigenständige Gesellschaften gebildet. Diese führen die Managementleistung und nur wenige unbedingt notwendige Dienstleistungen selbst durch. Sie kaufen ca. 90% der operativen Ausführungshandlungen ein. Diese Teams haben Praxiserfahrungen aus der internen Firmenorganisation und dem Management. Sie gehen u.a. Kooperationen ein, um ihre Kompetenz zu erweitern.
  • Schaffen einer Kombination zwischen einer internen und externen Lösung.
  • Ein wichtiger Aspekt ist dabei, daß eine intensive Kommunikation zwischen dem internen oder externen Anbieter und den Kunden und Auftraggebern entsteht. Erst dann kann erkannt werden, welche Leistungen notwendig sind bzw. generiert werden müssen. Es muß also eine enge Kundenbeziehung entstehen.


Ebenso wichtig ist, daß das Immobilien Facility Management durch EDV-technische Lösungen im Sinne eines Handwerkzeugs unterstützt werden muß, damit die entsprechenden strategischen Unternehmensentscheidungen vorbereitet werden können und die Unterstützung des Kerngeschäftes abwicklungstechnisch und betriebswirtschaftlich funktioniert. Im Markt werden hierzu Computer Aided Facility Management Systeme (CAFM-Systeme) angeboten. Es stellt sich bei diesen die Frage, inwieweit u.a. die kaufmännische und technische Abwicklung sowie das Management ausreichend unterstützt wird und ob ein Datenaustausch untereinander und mit anderer Software in vertretbarem und notwendigen Rahmen erfolgen kann. Die Festlegung und Durchführung eines solchen Rahmens bedeutet einen enormen, aber vertretbaren Aufwand.

Vorteile durch professionelles Immobilien Facility Management:

  • Nationale und internationale Projekte der letzten Jahre haben gezeigt, daß durch die Einführung von Facility Management Einsparungen bis zu 20% der bisherigen Kosten realisiert werden konnten. Die Einsparungen beinhalten die Mehraufwendungen auf der Leistungs- und Management-Ebene. Dies entspricht Einsparungen von 5,00 DM/m² im Monat und mehr.
  • Einsparungspotentiale werden schnell erkennbar.
  • Fehlentwicklungen werden weitestgehend vermieden.

Vorteile zu vorgenannten Aussagen:
  • Der Eigentümer kann seine Kosten und damit die Rendite besser steuern und stabil halten.
  • Der Nutzer kann die Kosten der unterstützenden Aktivitäten steuern, stabil halten und erhält nicht nur für den Bereich der Allgemeinflächen qualifizierte Nebenkostenabrechnungen gem. Mietvertrag, sondern auch für seine direkt genutzten Flächen.
  • Die Unternehmensziele des Eigentümers und Nutzers werden gleichermaßen unterstützt.
allgemeine Ziele der Unternehmen
  • Betriebskostenoptimierung
  • kontinuierlicher Betrieb
  • Modernisierung
  • Anpassungsfähigkeit
  • Stabilität
strategische Ziele der Unternehmen
  • Leistungs- und Kostencontrolling
  • Flexibilität
  • Flächenoptimierung
technologische Ziele der Unternehmen
  • informelle Aktivitäten
  • Kommunikation
  • Datenverarbeitung
  • Funktionalität
  • Werterhaltung
menschliche Ziele der Unternehmen
  • Identität
  • Moral
  • Zufriedenheit
  • Motivation
  • Ergonomie
  • Produktivitätssteigerung
  • vDienstleister, die bisher ausschließlich Ausführungshandlungen angeboten haben, können sich zu Managementfirmen entwickeln und daraus neue Leistungen generieren.
  • Immobilienmanagement-Firmen können zusätzlich honorierte Managementleistungen durchführen.

v

Betrachtet man die Tragweite dieser notwendigen Veränderung in unseren Köpfen und in den Unternehmen sowie die abzuleitenden Vorgehensweisen, dann glaubt man vor unüberwindbaren Problemen zu stehen. Jeder findet Aussagen, die dagegen sprechen, insbesondere wenn das eigene Personal durch den Outsourcing-Gedanken verunsichert wird. Dann werden ganz schnell unüberbrückbare Fronten aufgebaut. Unternehmen möchten aber trotzdem das Ziel der Leistungs- und Kostentransparenz sowie die Möglichkeit zur langfristigen und kontinuierlichen Einsparung erreichen. In vielen nationalen und internationalen Projekten wurde gezeigt, daß alle Seiten einen Nutzen bei der richtigen Vorgehensweise haben, natürlich im Rahmen einer gewissen Kompromißbereitschaft.

In den Unternehmen werden bereits viele Leistungen erbracht, aber nicht unter dem o.g. ganzheitlichen Denk- und Managementansatz. Insofern erkennen die entsprechenden Verantwortlichen nicht, daß sie vielleicht schon Facility Manager mit einem ggf. notwendigen Ausbildungspotential sind. Fachkräfte im Sinne einer eigenständigen Ausbildung sind auf dem deutschen Markt nicht zu bekommen. In einzelnen Fällen kann man Glück haben, einen Pragmatiker zu bekommen, der schon Erfahrungen in anderen Unternehmen sammeln konnte.

Der Fachbereich Ernährung und Hauswirtschaft (Oecotrophologie) der Fachhochschule Münster bietet seit dem Wintersemester 1995/96 den Studierenden im Fach spezielle Betriebswirtschaftslehre das Thema: „Facility Management in der Oecotrophologie: Grundlagen und ausgewählte Fallbeispiele„ an. Hier findet jährlich das internationale Semester für die Berufsfeldrichtung Facility Management statt. An dieser Ausbildung sind weitere nationale und internationale Fachhochschulen mit dem Thema „Facility Management" und/oder „Consumer Affairs" beteiligt. Ein guter Schritt in die richtige Richtung.

Durch die beginnende Ausbildung in Deutschland ist festzustellen, daß es ein Ausbildungsthema ist. Die Einführung und der Nutzen von Immobilien Facility Management kann insofern nicht einfach eben nebenan gekauft werden, insbesondere nicht nur durch den alleinigen Einkauf und die Anwendung von EDV-Werkzeugen bewerkstelligt werden.

Da Unternehmen aber nicht auf entsprechend ausgebildete Studenten warten können, bedienen sich viele Unternehmen deshalb eines externen Beraters oder der Beratung durch einen Dienstleistungsanbieter. Beide müssen die Voraussetzungen des o.g. Pragmatikers mitbringen und folgende Faktoren erfüllen, damit ein Projekt erfolgreich ist:

  • Verbesserung der Problemlösungsfähigkeit beim Klienten und seinen Mitarbeitern
  • Unterstützung bei der Entwicklung von vernetzten und systemischen Lösungen
  • Entwicklung der Fähigkeit, die erarbeiteten Ergebnisse zu interpretieren und zu präsentieren
  • Entwicklung der Fähigkeit, Handlungen auf neue Lösungen und Ergebnisse zu gründen

Zusammenfassung
Eigentümer und Nutzer müssen lernen, die Schnittstellen zwischen ihren Interessen aufzulösen, um größere Einsparungspotentiale als bisher zu realisieren.
Es stellen sich dazu folgende Fragen:
  • Können die Interessenlagen zwischen Eigentümern und Nutzern herkömmlicher Bewirtschaftungsmodelle wirklich verbessert werden und dabei Kosten eingespart werden?
  • Können die Leistungen durch die Bündelung von fachlicher Kompetenz und Verantwortung mit mehr Qualität, effektiver und kostengünstiger erbracht werden, z.B. durch den Aufbau eines übergeordneten Dienstleistungspools bzw. -Teams?
Beide Fragen sind aus der Projekterfahrung mit einem klaren "Ja" zu beantworten. Im Rahmen eines Musterprojektes sollte ,in Zusammenarbeit mit einem oder mehreren fachkompetenten Immobilien Facility Managern, von der Grobanalyse bis zur Implementierung das Projekt im Unternehmen durchgeführt werden. Durch die Mitarbeit des vorhandenen Personals können dann Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen geplant werden und erfolgen. Das erlernte Wissen läßt sich weiterentwickeln und auf andere Prozesse anwenden. Das Projekt kann kurzfristig gute Ergebnisse bringen, dessen eigentlicher Nutzen sich jedoch erst mittel bzw. langfristigen zeigt. Insofern muß der Prozeß von der Unternehmensleitung getragen werden, da sonst alle Ansätze zum Scheitern verurteilt sind.

Die Vielfalt der Teilleistungsanbieter, nicht vergleichbare Leistungen, Beschreibungen, Definitionen und damit verbundene Kosten, Definitionsschwierigkeiten des Geforderten bzw. Gewollten und die Frage nach dem ausreichenden Wissen und der Innovationsfähigkeit, sowohl bei den Auftraggebern, als auch bei Anbietern, darf die vorgenannten Forderungen nach optimierter Immobilien-Bewirtschaftung und Wertschöpfungsunterstützung nicht scheitern lassen.


Über den Autor:

Robert Wahlen beschäftigt sich als Ingenieur der Versorgungstechnik, Wirtschaftsingenieur, Berater und Spezialist für Immobilien Facility Management seit rund zehn Jahren mit der Bewirtschaftung von Immobilien und führt national und international Referate und Workshops zu diesem Thema durch. Nach fünfjähriger Planungs- und Projektleitungserfahrung von Großprojekten in einem Ingenieurbüro für Technische Gebäudeausrüstung, leitete er eine Niederlassung eines haustechnischen Serviceanbieters. 1989 gründete er ein Ingenieurbüro in Köln, welches sich mit der Beratung, Planung, Beschaffung, Durchführung und dem Controlling von Facility Management Leistungen, Immobilien-Bewirtschaftungskonzeptionen für Flächen-, Kaufmännische und Technische Bewirtschaftung, der Technischen Gebäudeausrüstung und der Ausbildung dieser Themen, beschäftigt. Seit dieser Zeit berät er Industrie, Verwaltung, Handel, Gewerbe, Sozialeinrichtungen, Bauherren, Projektentwickler und Dienstleister, Eigentümer und Nutzer von Immobilien bei verschiedensten Facility Management Projekten, u.a. einen großen Baukonzern beim Aufbau eines entsprechenden Service-Profit-Centers, ein Industrieunternehmen beim Aufbau eines internen marktorientierten Facility Management Teams als Profitcenter, und war als Stellvertreter des Geschäftsführers bei einem namhaften Projektentwickler maßgeblich für den Aufbau des Geschäftsbereiches Facility Management für Immobilien verantwortlich. Er ist Mitglied der International Facility Management Association IFMA, des european facility management network EuroFM, des Verein Deutscher Ingenieure VDI und der Wirtschaftsjunioren in Köln, wo er dreieinhalb Jahre den Arbeitskreises Umwelt leitete und Beiratsmitglied war. Seit dem Wintersemester 1995/96 ist er zusätzlich Lehrbeauftragter an der Fachhochschule Münster, Fachbereich Ernährung und Hauswirtschaft (Oecotrophologie) im Fach spezielle Betriebswirtschaftslehre mit dem Thema: „Facility Management in der Oecotrophologie: Grundlagen und ausgewählte Fallbeispiele„. Desweiteren betreut er das Internationale Facility Management Semester an der Fakultät u.a. mit Praktikantenarbeiten in Unternehmen und die Praxis.

© FMPRO Facility Management Professional Robert Wahlen