Immobilien Facility Management
von Dipl.-Ing./Dipl.-Wirt.Ing.
Robert Wahlen, CFM
Die umfassende Dienstleistung
zur Unterstützung und Verbesserung von Unternehmens- und
Immobilienprozessen.
Im Zeitalter der Agrarwirtschaft
hätten Bauern nicht geglaubt, daß ihr Anteil am
Bruttosozialprodukt heute nur noch 2% ausmacht, aber alle werden
satt. Konservatives Denken in Deutschland behindert Änderungen
der Verhältnisse, obwohl wir in einer Höher -
Schneller - Weiter - Gesellschaft" leben?! In Amerika beträgt
der Dienstleistungsanteil bereits 75% am Bruttosozialprodukt, in
Deutschland aber erst ca. 25%. Wir müssen begreifen, daß
in Deutschland im 60%-Anteil des Bruttosozialproduktes der
Industrieproduktion erhebliche Reserven an Einsparungspotentialen in
den produktionsnahen Dienstleistungen, die in Unternehmen erbracht
werden, verborgen sind. In den meisten Unternehmen haben
Dienstleistungen noch nicht den Stellenwert wie die Wertschöpfung.
Unternehmen stellen aber fest, daß ihre Produkte bis zu 35%
und mehr durch diese Kosten belastet werden. Sie begreifen, daß
Wertschöpfungen nicht mehr nur über Massenströme
laufen, sondern über intelligente Wertschöpfungsketten.
Weil der darin steckende Dienstleistungsanteil nicht ihr originäres
Kerngeschäft ist, suchen sie Unterstützung.
Externe Dienstleistungsanbieter
bzw. entsprechend interne Abteilungen müssen begreifen, daß
sie solchen potentiellen Nachfragern innovative, produktionsnahe,
ökonomisch und ökologisch sinnvolle Dienstleistungen
anbieten. Diese können nicht mehr im Sinne des
uno-acto-Prinzips", also auf eine vorne beginnende und
kurz darauf endende Ausführungshandlung, beschränkt sein.
Dienstleistung muß heute als interdisziplinär verknüpfte
Leistungen innerhalb von anpassungsfähigen, fortwährenden
Ketten zur Unterstützung des Kerngeschäftes von
Unternehmungen verstanden werden. Also nicht alleine auf
produzierende Gewerbe beschränkt, sondern auf alle
Unternehmungen incl. der Dienstleistungsunternehmen selbst. Die
Leistungen können nicht mehr im Sinne von Kost-Centern, sondern
müssen durch Profitcenter angeboten und durchgeführt
werden, die Leistungs- und Kostentransparenz sowie klare
Entscheidungskriterien liefern. Dies kann u.a. intern, extern oder
in einer sich daraus ergebenden sinnvollen Kombination geschehen.
Hierzu wird in USA und einigen europäischen Ländern seit
vielen Jahren Facility Management eingesetzt.
Nachfrager und Anbieter erkennen
dieses Schlagwort als ein mögliches und ggf. gemeinsames Ziel.
Da für den deutschsprachigen Raum keine einheitliche Definition
vorliegt, führt dies bei Nachfragern und Anbietern, ob intern
oder extern, zu erkennbaren Schwierigkeiten. Es gibt leider nur sehr
wenig deutschsprachige Literatur und erst seit 1994
Fachzeitschriften, die Interessierten die Möglichkeit geben,
sich über das Thema zu informieren.
Eine Studie an der
Fachhochschule Münster während des Internationalen
Facility Management Semesters an der Fakultät Oecotrophologie,
bestätigt eindeutig, daß in der derzeitigen Literatur
Verständnisprobleme beim Leser auftreten müssen, da jeder
etwas anderes unter Facility Management subsumiert und innerhalb der
Texte teilweise keine klare Zuordnung der Autoren stattfindet.
Weiterhin eher technische Texte vor infrastrukturellen Themen
vorherrschen und die kaufmännischen Aspekte eher nachrangig
betrachtet werden.
In der englischen Sprache wird
innerhalb des gesprochenen Zusammenhangs gesagt, wofür Facility
Management angewendet wird, z.B. Sportanlagen = Sports facilities.
In Deutschland übersehen wir dies, definieren nicht
entsprechend bzw. interpretieren nur oder schreiben sogar vom
Nachbarn ab, weil der vielleicht kompetenter auftritt als wir
selbst. Unter Facility Management werden daher viele
Begrifflichkeiten subsumiert, die das Gegenüber gegebenenfalls
nicht darunter versteht.
Die Anwendung von Facility
Management muß definiert werden z.B. für Immobilie,
Stadtentwicklung, EDV-Netzwerke usw.. Desweiteren müssen wir
uns erinnern, daß wir in Deutschland u.a. Wirtschaftslehre und
Ingenieurwissenschaften betreiben, aus denen wir Definitionen für
das Handeln, speziell für das Land in dem wir leben, ableiten
und entwickeln sollten.
Im Sinne der Wirtschaftslehre
ist eine Management-Leistung, also auch Facility
Management, das Planen, Entscheiden und Controlling über
die Erstellung und Verwendung von Leistungen, nicht aber das
Erstellen und Verwenden selbst. Letztere sind die aus dem
Wirtschaften hervorgehenden Ausführungshandlungen, u.a. die
Dienstleistungen.
Unser Kerngeschäft, also
nicht nur die Wertschöpfung als solche, betreiben wir in den
meisten Fällen in Immobilien, die durch verschiedene
Ingenieurdisziplinen geplant und realisiert werden. Die Anlagen und
Einrichtungen sollten nicht nur technisch professionell betrieben.,
sondern als Investitionen auch betriebswirtschaftlich optimal
eingesetzt werden. Hierzu gehört neben dem traditionellen
kaufmännischen und technischen Liegenschafts-Management auch
das Corporate Real Estate (CRE), also das kosten- und
bilanzorientierte Immobilien-Management. Insofern ist die Immobilie
mit ihren Managementsystemen, unter Integration der notwendigen
Dienstleistungsketten, mit in die Betrachtung einzubeziehen.
Im folgenden wird vom Autor aus
dem o.g. und aus verschiedenen internationalen Facility Management
Definitionen eine Basis für die Einführung und den Nutzen
von Facility Management, im Zusammenhang mit Immobilien",
definiert und dargestellt:
Immobilien Facility
Management" ist eine kundenorientierte ganzheitliche Management-Leistung, die sich mit
komplexen Entscheidungsgrundlagen zur optimalen Planung, Nutzung und
Nutzungsanpassung von Gebäuden, deren Anlagen, Einrichtungen
und Dienstleistungen, gestützt durch Informationssysteme
befaßt, die die Unternehmensleitung strategisch und jeden
wertschöpfenden Arbeitsplatz unterstützt.
Immobilien Facility Management
(IFM) ist daher eine Management-Leistung, die alle
Immobilienmanagement-Systeme, Nutzungs-, Beratungs-, Planungs-,
Beschaffungs-, Durchführungs- und Controllingleistungen für
die Flächen-Bewirtschaftung, die Kaufmännische
Bewirtschaftung und die Technische Bewirtschaftung in sich vereint
und folgende Schnittstellen auflöst:
- zwischen Eigentümern und
Nutzern von Immobilien
- zwischen Unternehmensleitung,
Disposition und wertschöpfendem Arbeitsplatz innerhalb von
Unternehmen
Diese Definition kann Grundlage
zu Zieldefinitionen und weiteren Entwicklungen, u.a. für
Projektentwickler, Bauherren, Betreiber, Dienstleister, Eigentümer
und Nutzer von Immobilien, für Industrie, Verwaltung, Handel,
Gewerbe, Sozialeinrichtungen und die öffentliche Hand sein.
Grundgedanke bei der Einführung
und für den Nutzen von Immobilien Facility Management ist, daß
sich Eigentümer und Nutzer von Immobilien auf ihr Kerngeschäft
konzentrieren und innerhalb der Immobilien-Bewirtschaftung und der
Wertschöpfungsunterstützung entlastet werden wollen, bei
gleichzeitig gestiegener Transparenz der optimierten Leistungen und
minimierten Kosten.
Vorgehensweisen können
u.a. sein:
- Die dispositiven und
dazugehörigen Management-Leistungen werden durch eigene
unterschiedliche Fachabteilungen des Unternehmens erbracht, die die
Ausführungshandlungen intern durch vorhandenes Personal aus den
verschiedensten Abteilungen erbringen lassen und spezielle
Leistungen extern vergeben. Darunter fallen Reinigung, Wäscherei,
Catering, Sicherheit (Bewachungs-, Pförtner-, Kontrolldienste)
und Instandhaltung. Eigentümer und Nutzer erbringen die
Leistungen insofern wie bisher. Das heißt: Es bleibt so
wie es ist". Es stellt sich die Frage, ob wir in Zukunft unsere
Unternehmen oder Wirtschaftseinheiten ohne z.B. die Nutzung von
Wettbewerbsvorteilen weiter so führen können.
- Outsourcing im klassischen
Sinne. Viele Unternehmen bieten bereits Facility Management an.
Bisher stammen die Anbieter auf dem Markt u.a. aus den Bereichen des
Center-Management, der Projektentwicklung, der technischen
Gebäudeausrüstung, der technischen Bewirtschaftung bzw.
dem Gebäudemanagement, der Reinigung und der Sicherheit. Um
Facility Management anbieten zu können und die Angebotspalette
zu erweitern, werden einzelne Dienstleistungen um das originäre
Kerngeschäft herum aufgebaut bzw. hinzu gekauft. Anbieter
müssen dabei begreifen, daß erfolgreiches Facility
Management nicht nur die Durchführung der Dienstleistung, also
die Ausführungshandlung, sondern auch das interdisziplinäre
Management beinhalten muß.
- Im Gegensatz zum Outsourcing
haben sich in der letzten Zeit, aus unternehmensinternen
Dienstleistern, marktfähige Facility Management Profitcenter
bzw. rechtlich eigenständige Gesellschaften gebildet. Diese
führen die Managementleistung und nur wenige unbedingt
notwendige Dienstleistungen selbst durch. Sie kaufen ca. 90% der
operativen Ausführungshandlungen ein. Diese Teams haben
Praxiserfahrungen aus der internen Firmenorganisation und dem
Management. Sie gehen u.a. Kooperationen ein, um ihre Kompetenz zu
erweitern.
- Schaffen einer Kombination
zwischen einer internen und externen Lösung.
- Ein wichtiger Aspekt ist dabei,
daß eine intensive Kommunikation zwischen dem internen oder
externen Anbieter und den Kunden und Auftraggebern entsteht.
Erst dann kann erkannt werden, welche Leistungen notwendig sind bzw.
generiert werden müssen. Es muß also eine enge
Kundenbeziehung entstehen.
Ebenso wichtig ist, daß
das Immobilien Facility Management durch EDV-technische Lösungen
im Sinne eines Handwerkzeugs unterstützt werden muß,
damit die entsprechenden strategischen Unternehmensentscheidungen
vorbereitet werden können und die Unterstützung des
Kerngeschäftes abwicklungstechnisch und betriebswirtschaftlich
funktioniert. Im Markt werden hierzu Computer Aided Facility
Management Systeme (CAFM-Systeme) angeboten. Es stellt sich bei
diesen die Frage, inwieweit u.a. die kaufmännische und
technische Abwicklung sowie das Management ausreichend unterstützt
wird und ob ein Datenaustausch untereinander und mit anderer
Software in vertretbarem und notwendigen Rahmen erfolgen kann. Die
Festlegung und Durchführung eines solchen Rahmens bedeutet
einen enormen, aber vertretbaren Aufwand.
Vorteile durch
professionelles Immobilien Facility Management:
- Nationale und internationale
Projekte der letzten Jahre haben gezeigt, daß durch die
Einführung von Facility Management Einsparungen bis zu 20% der
bisherigen Kosten realisiert werden konnten. Die Einsparungen
beinhalten die Mehraufwendungen auf der Leistungs- und
Management-Ebene. Dies entspricht Einsparungen von 5,00 DM/m²
im Monat und mehr.
- Einsparungspotentiale werden
schnell erkennbar.
- Fehlentwicklungen werden
weitestgehend vermieden.
Vorteile zu vorgenannten
Aussagen:
- Der Eigentümer kann seine
Kosten und damit die Rendite besser steuern und stabil halten.
- Der Nutzer kann die Kosten der
unterstützenden Aktivitäten steuern, stabil halten und
erhält nicht nur für den Bereich der Allgemeinflächen
qualifizierte Nebenkostenabrechnungen gem. Mietvertrag, sondern auch
für seine direkt genutzten Flächen.
- Die Unternehmensziele des
Eigentümers und Nutzers werden gleichermaßen unterstützt.
allgemeine Ziele der
Unternehmen
- Betriebskostenoptimierung
- kontinuierlicher Betrieb
- Modernisierung
- Anpassungsfähigkeit
- Stabilität
strategische Ziele der
Unternehmen
- Leistungs- und Kostencontrolling
- Flexibilität
- Flächenoptimierung
technologische Ziele der
Unternehmen
- informelle Aktivitäten
- Kommunikation
- Datenverarbeitung
- Funktionalität
- Werterhaltung
menschliche Ziele der
Unternehmen
- Identität
- Moral
- Zufriedenheit
- Motivation
- Ergonomie
- Produktivitätssteigerung
- vDienstleister, die bisher
ausschließlich Ausführungshandlungen angeboten haben,
können sich zu Managementfirmen entwickeln und daraus neue
Leistungen generieren.
- Immobilienmanagement-Firmen
können zusätzlich honorierte Managementleistungen
durchführen.
v
Betrachtet man die Tragweite
dieser notwendigen Veränderung in unseren Köpfen und in
den Unternehmen sowie die abzuleitenden Vorgehensweisen, dann glaubt
man vor unüberwindbaren Problemen zu stehen. Jeder findet
Aussagen, die dagegen sprechen, insbesondere wenn das eigene
Personal durch den Outsourcing-Gedanken verunsichert wird. Dann
werden ganz schnell unüberbrückbare Fronten aufgebaut.
Unternehmen möchten aber trotzdem das Ziel der Leistungs- und
Kostentransparenz sowie die Möglichkeit zur langfristigen und
kontinuierlichen Einsparung erreichen. In vielen nationalen und
internationalen Projekten wurde gezeigt, daß alle Seiten einen
Nutzen bei der richtigen Vorgehensweise haben, natürlich im
Rahmen einer gewissen Kompromißbereitschaft.
In den Unternehmen werden
bereits viele Leistungen erbracht, aber nicht unter dem o.g.
ganzheitlichen Denk- und Managementansatz. Insofern erkennen die
entsprechenden Verantwortlichen nicht, daß sie vielleicht
schon Facility Manager mit einem ggf. notwendigen
Ausbildungspotential sind. Fachkräfte im Sinne einer
eigenständigen Ausbildung sind auf dem deutschen Markt nicht zu
bekommen. In einzelnen Fällen kann man Glück haben, einen
Pragmatiker zu bekommen, der schon Erfahrungen in anderen
Unternehmen sammeln konnte.
Der Fachbereich Ernährung
und Hauswirtschaft (Oecotrophologie) der Fachhochschule Münster
bietet seit dem Wintersemester 1995/96 den Studierenden im Fach
spezielle Betriebswirtschaftslehre das Thema: Facility
Management in der Oecotrophologie: Grundlagen und ausgewählte
Fallbeispiele an. Hier findet jährlich das internationale
Semester für die Berufsfeldrichtung Facility Management statt.
An dieser Ausbildung sind weitere nationale und internationale
Fachhochschulen mit dem Thema Facility Management"
und/oder Consumer Affairs" beteiligt. Ein guter Schritt
in die richtige Richtung.
Durch die beginnende Ausbildung
in Deutschland ist festzustellen, daß es ein Ausbildungsthema
ist. Die Einführung und der Nutzen von Immobilien Facility
Management kann insofern nicht einfach eben nebenan gekauft werden,
insbesondere nicht nur durch den alleinigen Einkauf und die
Anwendung von EDV-Werkzeugen bewerkstelligt werden.
Da Unternehmen aber nicht auf
entsprechend ausgebildete Studenten warten können, bedienen
sich viele Unternehmen deshalb eines externen Beraters oder der
Beratung durch einen Dienstleistungsanbieter. Beide müssen die
Voraussetzungen des o.g. Pragmatikers mitbringen und folgende
Faktoren erfüllen, damit ein Projekt erfolgreich ist:
- Verbesserung der
Problemlösungsfähigkeit beim Klienten und seinen
Mitarbeitern
- Unterstützung bei der
Entwicklung von vernetzten und systemischen Lösungen
- Entwicklung der Fähigkeit,
die erarbeiteten Ergebnisse zu interpretieren und zu präsentieren
- Entwicklung der Fähigkeit,
Handlungen auf neue Lösungen und Ergebnisse zu gründen
Zusammenfassung
Eigentümer und Nutzer
müssen lernen, die Schnittstellen zwischen ihren Interessen
aufzulösen, um größere Einsparungspotentiale als
bisher zu realisieren.
Es stellen sich dazu folgende
Fragen:
- Können die Interessenlagen
zwischen Eigentümern und Nutzern herkömmlicher
Bewirtschaftungsmodelle wirklich verbessert werden und dabei Kosten
eingespart werden?
- Können die Leistungen durch
die Bündelung von fachlicher Kompetenz und Verantwortung mit
mehr Qualität, effektiver und kostengünstiger erbracht
werden, z.B. durch den Aufbau eines übergeordneten
Dienstleistungspools bzw. -Teams?
Beide Fragen sind aus der
Projekterfahrung mit einem klaren "Ja" zu beantworten. Im
Rahmen eines Musterprojektes sollte ,in Zusammenarbeit mit einem
oder mehreren fachkompetenten Immobilien Facility Managern, von der
Grobanalyse bis zur Implementierung das Projekt im Unternehmen
durchgeführt werden. Durch die Mitarbeit des vorhandenen
Personals können dann Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen
geplant werden und erfolgen. Das erlernte Wissen läßt
sich weiterentwickeln und auf andere Prozesse anwenden. Das Projekt
kann kurzfristig gute Ergebnisse bringen, dessen eigentlicher Nutzen
sich jedoch erst mittel bzw. langfristigen zeigt. Insofern muß
der Prozeß von der Unternehmensleitung getragen werden, da
sonst alle Ansätze zum Scheitern verurteilt sind.
Die Vielfalt der
Teilleistungsanbieter, nicht vergleichbare Leistungen,
Beschreibungen, Definitionen und damit verbundene Kosten,
Definitionsschwierigkeiten des Geforderten bzw. Gewollten und die
Frage nach dem ausreichenden Wissen und der Innovationsfähigkeit,
sowohl bei den Auftraggebern, als auch bei Anbietern, darf die
vorgenannten Forderungen nach optimierter Immobilien-Bewirtschaftung
und Wertschöpfungsunterstützung nicht scheitern lassen.
Über den Autor:
Robert Wahlen beschäftigt
sich als Ingenieur der Versorgungstechnik, Wirtschaftsingenieur,
Berater und Spezialist für Immobilien Facility Management seit
rund zehn Jahren mit der Bewirtschaftung von Immobilien und führt
national und international Referate und Workshops zu diesem Thema
durch. Nach fünfjähriger Planungs- und
Projektleitungserfahrung von Großprojekten in einem
Ingenieurbüro für Technische Gebäudeausrüstung,
leitete er eine Niederlassung eines haustechnischen
Serviceanbieters. 1989 gründete er ein Ingenieurbüro in
Köln, welches sich mit der Beratung, Planung, Beschaffung,
Durchführung und dem Controlling von Facility Management
Leistungen, Immobilien-Bewirtschaftungskonzeptionen für
Flächen-, Kaufmännische und Technische Bewirtschaftung,
der Technischen Gebäudeausrüstung und der Ausbildung
dieser Themen, beschäftigt. Seit dieser Zeit berät er
Industrie, Verwaltung, Handel, Gewerbe, Sozialeinrichtungen,
Bauherren, Projektentwickler und Dienstleister, Eigentümer und
Nutzer von Immobilien bei verschiedensten Facility Management
Projekten, u.a. einen großen Baukonzern beim Aufbau eines
entsprechenden Service-Profit-Centers, ein Industrieunternehmen beim
Aufbau eines internen marktorientierten Facility Management Teams
als Profitcenter, und war als Stellvertreter des Geschäftsführers
bei einem namhaften Projektentwickler maßgeblich für den
Aufbau des Geschäftsbereiches Facility Management für
Immobilien verantwortlich. Er ist Mitglied der International
Facility Management Association IFMA, des european facility
management network EuroFM, des Verein Deutscher Ingenieure VDI und
der Wirtschaftsjunioren in Köln, wo er dreieinhalb Jahre den
Arbeitskreises Umwelt leitete und Beiratsmitglied war.
Seit dem Wintersemester 1995/96
ist er zusätzlich Lehrbeauftragter an der Fachhochschule
Münster, Fachbereich Ernährung und Hauswirtschaft
(Oecotrophologie) im Fach spezielle Betriebswirtschaftslehre mit dem
Thema: Facility Management in der Oecotrophologie: Grundlagen
und ausgewählte Fallbeispiele. Desweiteren betreut er das
Internationale Facility Management Semester an der Fakultät
u.a. mit Praktikantenarbeiten in Unternehmen und die Praxis.
© FMPRO Facility Management Professional Robert Wahlen
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